Ihre Praxis im Fokus

Eine Praxis stand kurz vor der kantonalen Bewilligung. Im Alltag funktionierte vieles gut, aber wichtige Grundlagen waren nicht sauber dokumentiert: Prozesse, Verantwortlichkeiten, Hygiene, Notfallorganisation, Datenschutz, Medikamentenmanagement und Medizinprodukte waren nicht überall klar geregelt.

OptiPraxx hat die bestehenden Abläufe aufgenommen und geprüft, welche Nachweise je nach kantonalen Anforderungen relevant sind. Daraus entstand ein praxistaugliches QM- und Praxishandbuch mit klaren Zuständigkeiten, Checklisten, Hygiene- und Notfallunterlagen sowie nachvollziehbarer Dokumentation.

Die Bewilligung konnte strukturiert vorbereitet und begleitet werden. Heute verfügt die Praxis über klare Unterlagen, mehr Sicherheit im Alltag und ein QM-System, das bei internen Fragen, Audits oder Kontrollen wirklich Orientierung gibt.

In dieser Praxis war schnell spürbar: Das Team gab viel, aber der Alltag war chaotisch. Niemand fühlte sich wirklich zuständig, Telefon, Empfang, Labor, Sprechstundenplanung und Rückfragen liefen durcheinander – und die Stimmung im Team hatte bereits darunter gelitten.

Wir haben zuerst Ruhe und Klarheit geschaffen: Rollen, Verantwortlichkeiten, Tagesstruktur, Prioritäten und Schnittstellen wurden gemeinsam mit dem Team geklärt. Danach haben wir mit den vorhandenen Ressourcen geschaut, wie Patientenfluss, Telefonzeiten, Aufgabenverteilung und interne Kommunikation einfacher organisiert werden können.

Die Praxis gewann wieder Struktur. Das Team wusste besser, wer was übernimmt, die Praxisleitung musste weniger nachsteuern und Engpässe wurden früher sichtbar. Der Alltag wurde planbarer – und die Stimmung spürbar entspannter.

Die Praxis meldete sich mit einem klaren Problem: zu viele Rückweisungen, wiederkehrende Fehler und das Gefühl, ständig gegen die Software zu arbeiten statt mit ihr. Besonders bei Leistungserfassung, Abrechnung, Dokumentation und internen Abläufen entstanden unnötige Zusatzschritte.

Wir haben zuerst analysiert, wo die Fehler entstehen, welche Funktionen wirklich gebraucht werden und welche Anforderungen zur Praxis passen. Danach haben wir eine passende Softwarelösung eruiert, Stammdaten, Prozesse und Schulungsbedarf mitgedacht und die Einführung Schritt für Schritt begleitet – von der Vorbereitung bis zur Implementierung im Alltag.

Heute arbeitet die Praxis mit einer Software, die besser zu ihren Abläufen passt. Rückweisungen konnten reduziert, doppelte Erfassungen abgebaut und die tägliche Nutzung für das Team verständlicher gemacht werden. Digitalisierung unterstützt den Praxisalltag nun spürbar statt ihn zusätzlich zu belasten.

Bei der Durchsicht der Praxisapotheke zeigte sich rasch: Medikamente standen in mehreren Räumen verteilt, Temperaturkontrollen waren nicht konsequent dokumentiert, Verfalldaten wurden unterschiedlich geprüft und niemand hatte ein wirklich gutes Gefühl, falls spontan eine Kontrolle stattfinden würde.

Gemeinsam mit dem Team haben wir die Praxisapotheke auf Vordermann gebracht: Lagerung, Verantwortlichkeiten, Temperaturkontrollen, Verfalldaten, Bestellwesen, Dokumentation und Abläufe wurden nach Compliance, gesetzlichen Vorgaben, Regulatorien und Anforderungen der Heilmittelkontrolle strukturiert. Auch sensible Bereiche wie Kühlkette und kontrollpflichtige Medikamente wurden klar geregelt.

Heute weiss das Team, wo was steht, wer wofür verantwortlich ist und welche Kontrollen regelmässig erfolgen. Die Fehlerquote ist gesunken, die Sicherheit gestiegen und die Praxis kann einer Kontrolle deutlich entspannter entgegensehen – weil die Praxisapotheke nicht mehr improvisiert, sondern geführt wird.